申出内容

毎年、旅行会社を通して大学サークルの合宿を手配してもらっています。今年予定していた8月の合宿も昨年の合宿が終了して、例年通り宿泊できるように昨年9月にお願いしていました。
しかし、今年7月に大学からコロナウイルス感染拡大防止のためサークル活動自粛要請があり、サークル幹部とも話し合いをして合宿を中止。それに伴いキャンセルを旅行会社の担当者に伝えたところ、取消料184,000円を請求されました。何とかこの取消料を少なくしたいので、宿泊施設やバス会社に直接問い合わせたら、今回はコロナなので取消料は取らないと案内されました。
GoToトラベルキャンペーンでは東京発着が除外になり取消料も免除になっているので、新宿からバスで行くこの合宿も取消料なし、もしくは減額されるべきではないでしょうか。今年は1年生の入部が少なく、サークルで取消料を負担するのが厳しいのでどうにかして欲しいです。

会社見解

弊社とサークルとの間で「受注型企画旅行」の契約を昨年9月に結んでおります。その際、企画料金が旅行代金の15%になる件や、取消料がかかる前のキャンセル時には企画料金相当額が取消料として請求できる件等、契約書面に明示しております。
また、この旅行はGoToトラベルが始まる前に契約しているので、東京発着の取消料免除の対象外になります。

解決!

今回、取消料184000円はお支払頂き、次年以降の合宿お申込みの際に割引することを約束し、ご納得をいただいた。

解決の指針

GoToトラベル事業は2020年7月22日から運用開始の予定で準備されていましたが、事業開始直前に、東京都を目的地とする旅行及び東京都在住者の旅行が適用除外になりました。様々な経緯を経て、政府による取消料の補填が決まり、その条件は7月10日から17日の間に契約した旅行が対象になりました。またこの条件等が頻繁に変更され、旅行会社のスタッフもGoToトラベル事務局から出されている運用マニュアルをその都度確認することを求められました。今回の大学サークルの合宿は、昨年に契約を結んでいるので、GoToトラベルキャンペーンの適用になりません。
学生団体の合宿予約の傾向をみると、毎年行われている合宿終了後に次年度の合宿幹事が契約者となり、旅行会社との間で契約を結んでいることが多いようです。その際に契約形態、申込金の支払い期日、宿泊人数などの手仕舞日確認等、細かい条件を書面で交わされているように見受けられます。ただし、残念ながら団体によっては、先輩学生から引継ぎがうまくできておらず、どのような契約内容かを知られさていなかったり、旅行会社の説明した書面を理解していなかったりするケースも散見されます。
様々な顧客に接する機会が多い旅行会社の担当者は、社会経験の浅い学生に契約について分かりやすく諭すように説明をし、契約書に基づいた請求をするなど、ある種の消費者教育の一翼を担う意識で対応することが大切です。

ココがポイント!

●学生合宿の次年度引継ぎに関して
●企画料金に相当する金額

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