欠航が決まり、旅行代金として1万円を追加徴収し、新幹線移動に変更するという簡単な説明をしたが、Nさんからの異論は無かった。また新幹線に乗れるかどうかも緊迫した状況だったので、詳細な説明は乗車後に参加者一人一人を回って行うことになった。
また、日程表とともに弊社旅行業約款を同封しており、今回はその中の第13条に規定されている、緊急でやむを得ない事例に該当し、変更に伴う別途経費がかかっている旨説明した。
旅行中に、別の参加者からも後日で構わないので今回の件に関する説明文書がほしいとの申し出があり、旅行後に文書と1万円の領収書を参加者全員に送付した。

旅行終了後、すぐに参加者全員に今回の旅行に関する変更の理由・追加費用等を記載した文書を発送した。
当初、納得されていなかったNさんだったが、送付された文書を見て、以前ご主人も他社のツアーで同様なことがあった際同じ対応だったと言われ、しぶしぶ納得されたようだ。

募集型企画旅行約款第14条4項に旅行業者に責任のない事由で旅行内容を変更する際は、旅行代金を変更することができると定められています。本件は悪天候による内容変更で、募集型企画旅行約款第14条4項を適用することが可能ですが、同時に旅行契約内容の変更については、旅行業者には契約内容の変更事由について説明をすることが義務付けられている。
Nさんからしてみれば、浮き足立っている状況での説明では理解しきれず、P社の説明が不十分だったと思われたのかもしれない。現地のバス車内等で落ち着いて全員の前で再度説明した方が望ましかったのかも知れない。